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Warum ein Plan allen im Projekt hilft

Ich glaube, ein Grund für die Entwicklung von agilen Projektmethoden war der schreckliche Umgang mit Projektplänen. Keiner hat Lust, die Zukunft vorher zu sagen, erst recht, wenn er dann vom Auftraggeber darauf festgelegt wird. Keiner mag den oft entstehenden, wenig wertschätzenden Druck, der im Projekt entsteht, wenn der Plan nicht eingehalten wird/ werden kann. Im Agilen haben wir keine Vorhersage, keinen verbindlichen Plan. Juchu! – möchte man meinen. Aber ist das wirklich ein Grund zur Freude? Kunden und Auftraggeber sehen das „planlose“ Projektvorgehen schon sehr kritisch. Sie haben Verpflichtungen gegenüber Dritten. Ohne Plan fühlen sie sich oft vom Projektteam „im Regen stehen gelassen“. Aber auch die Projektteams selber vermissen oft den Plan als Orientierung gebendes Element. Wie gut fühlt es sich an, wenn jeder zu jeder Zeit weiß, was gerade im Projekt ansteht, was als nächstes kommt, was schon alles geschafft wurde, bis wann Zeit für welche Aufgabe ist und wie verschiedene Aufgabenzeitlich ineinander greifen. Wie wunderbar ist es, wenn jeder zu jeder Zeit einfach nachschauen kann, sich selbst informieren und orientieren kann.
Ist es also wirklich hilfreich, keinen Plan zu haben? Oder sollten wir stattdessen zu einem klugen Umgang mit Projektplänen kommen? Keiner kennt die Zukunft. Auch kein Projektmanager. Jeder Plan kann also nur auf sinnvollen Annahmen und Erfahrungen beruhen. Diese offengelegt, kann der Auftraggeber den Plan meistens sehr gut nachvollziehen. Sollten dann „Störungen“ kommen, kann der Auftraggeber auch diese verstehen. War der Projektmanager vorausschauend genug, um Puffer für solche Störungen im Projektplan vorzusehen (und Störungen gibt es immer!), ist er kreativ genug, um Lösungen anzubieten und tut er alles Mögliche, um dem Interesse des Auftraggebers nach Verbindlichkeit gerecht zu werden, wird ein Plan nicht zur Geißel sondern zum strategischen Instrument für ALLE am Projekt Beteiligten.
25.01.2023
gordion_projects_Trainings_resonance
05.01.2023
ueberstunden homeoffice

Warum uns die Methoden-Frage nicht weiterbringt

Agil oder nicht agil? Klassisch oder hybrid? In den letzten Jahren hat diese Fragestellung einen sehr breiten Raum eingenommen. Zu sehr, finden wir von Gordion. Gehen wir doch einmal an den Anfang zurück. Zu den Erbauern der ägyptischen Pyramiden, von Stonehenge oder den Maya-Städten. Die Erbauer kannten weder SCRUM noch MS Project. Und trotzdem waren ihre Projekteerfolgreich. Warum? Archäologen sind sich einig: sie alle verband ein höherer Sinn, für den es sich lohnte derartige, fast unmenschliche Mühen auf sich zunehmen. Menschen wollten gemeinsam etwas schaffen! Diese Triebkraft scheint mir in unseren modernen Projekten oft verloren zu gehen.
In der jüngeren Vergangenheit haben wir in der industrialisierten Welt nach Instrumenten gesucht, die unsere Projektarbeit einfacher und gesicherter erfolgreich machen. Warum nutzen wir die daraus entstandenen Methoden nicht auch genauso? Warum suchen wir nicht für jede individuelle Situation das passende Instrument und wenden es an? Warum versuchen wir, ein Vorgehen als für alle passend zu definieren? Und sogar zu missionieren? Die Menschen sind in ihren Bedürfnissen und Persönlichkeiten so unterschiedlich. Für mich ist der Projektmanager derjenige, der die Interaktionen der Projektmitarbeiter in Harmonie bringt, zum Ziel führend. Er sollte entscheiden, welche Vorgehensweise, welches Instrument daraus in welcher Situation am besten geeignet ist. Nicht umgekehrt. Ich habe leider den Eindruck, dass wir statt die Methode als Hilfsmittel der menschlichen Aktionen zu verstehen, wir alle unsere menschlichen Aktionen den Hilfsmitteln unterzuordnen versuchen. Was für eine absurde Verkehrung der guten Idee von Projektmanagement-Methoden!

Warum eine Vision länger trägt als ein smartes Ziel

Jedes Projekt hat ein Ziel. Es ist Teil der Definition, was ein Projekt überhaupt ist. Es ist einmalig und hat ein Ziel. Warum? Weil es ohne Ziel keinen Sinn für das Machen eines Projektes gibt. Aber wie viel Sinn steckt in den häufig zur Formulierung des Ziels genutzten technischen Schlagworten wie Migration, Optimierung, Einführung von einer neuen Software? Keiner. Das sind kalte leere Begriffe. Etwas besser wird es bei smarten Zielen, also Ziele die spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert sein sollen. Immerhin werden diese Ziele um zu erreichende Kennzahlen ergänzt. Aber ganz ehrlich! Wen begeistern solche Ziele, wen spornen sie an? Sie sollen den Projekterfolg objektiven. Aber stattdessen lösen sie meistens Druck aus und nehmen dem Projektteam gleichzeitig den Raum, tolle Lösungen zu finden. Das Team wird zum reinen „Erfüller“ der Anforderung degradiert. Es ist also weder förderlich für die Motivation noch für das Engagement in der Gruppe. Ein smartes Ziel ist ein Projektpower-Killer. Dazu kommt die zeitliche Begrenzung, wenn die angenommenen Rahmenbedingungen nicht zur Realität passen, wenn sich die Welt verändert und das Ziel objektiv nicht mehr erreichbar ist. Und die Welt verändert sich oft! Dann schwindet der Sinn des Zieles komplett und mit ihm die Chance, das Projekt erfolgreich zu beenden.
Aber was ist die Alternative? Wir von Gordion suchen nach der Vision, die hinter einem Ziel liegt, wenn wir in Projekte einsteigen (egal ob der Einstieg gleich am Anfang ist oder erst im Rahmen einer Krisenintervention). Was ist der Grund? Warum soll es dieses Projekt geben? Was soll sich nach Abschluss des Projektes verändert/ verbessert haben? Was ist der eigentliche Sinn? Wenn der gefunden ist, frei von jeder Lösungsvorgabe, überdauert er das Projekt - egal wie sich die Realität verändert. Eine Vision trägt verlässlich bis ins Ziel, weil es vom Team getragen wird. (Smarte Ziele sind auch gut. Nur eine Ebene tiefer: zur Definition der einzelne Arbeitspakete.)
18.12.2022
gordion_projects_Trainings_resonance
25.04.2022
ueberstunden homeoffice

Der Exit aus dem Projektfrust!

Jeder kennt es – ob agiler Coach, Scrum Master, Projektmanager oder Projekt verantwortender Manager: Projektfrust! Komplexe Themen, drängelnde Kunden, nicht ausreichend motivierte Mitarbeiter, zu späte Lieferungen von Ergebnissen, nicht enden wollende Projekte? Das kommt immer wieder vor und ist auch ganz normal. Keiner weiß am Beginn eines Projektes genau, was alles auf ihn zukommt. So ziemlich jedes Projekt muss sich unerwarteten Herausforderungen stellen. Kein Mensch kennt die Zukunft. Auch nicht der Projektleiter. Aber wenn es mal richtig klemmt, dann sollten Sie handeln. Scheuen Sie sich nicht, rechtzeitig externe Hilfe heranzuholen. Ich erlebe es immer wieder, dass ich viel zu spät gerufen werde. „Wir versuchen es seit einem Jahr, aber es funktioniert nicht.“ „Der Kunde vertraut uns nicht mehr, obwohl wir arbeiten bis zum Umfallen.“ „Können Sie das Projekt bitte übernehmen? Das Projekt muss jetzt dringend abgeschlossen werden.“ So oder so ähnlich werde ich meist empfangen, wenn ich einen neuen Projektrettungsauftrag annehme. Nach kurzer Zeit ist die Verwunderung groß, dass sich die scheinbar unlösbare Aufgabe fast von alleine löst, dass der Kunde anfängt wieder zu vertrauen, dass es schlagartig wieder vorangeht. Dahinter steckt kein Hexenwerk. Nur der unverstellte, emotionslose Blick auf das Geschehen + die Fähigkeit, in der tiefsten Komplexität Strukturen sichtbar zumachen + das Vertrauen in die Projektmitarbeiter. Der Exit aus dem Frust. Er funktioniert. Handeln Sie zügig, wenn Sie merken, dass es nicht mehr läuft.

Das Ziel ist wichtig!

Seit vielen Jahren werden wir in Projekte gerufen, die nicht mehr so richtig laufen: dann, wenn die Mitarbeiter mehr über das Projekt reden, als an ihm zu arbeiten, wenn Anwender und Kunden ungeduldig werden und langsam das Vertrauen verlieren, wenn das auftraggebende Management genervt ist. Woher kommt es, dass Projekte, die ja irgendwann mit viel Energie gestartet sind, in diese Situation geraten? 

Der häufigste Faktor für das Scheitern eines Projekts ist der Mangel an klaren Zielen (Quelle: PMI Pulse of the Profession, 2017)
Das entspricht auch unseren Erfahrungen. Viele Projekte haben ein Ziel. Natürlich. „Einführung einer CRM-Software“, „Optimierung der Prozesse“, „Einführung von Innovationsmanagement“, „Entwicklung einer bestimmten Software“. Das klingt gut. Aber wenn wir hinter die Kulissen schauen, verschwimmt die Klarheit. Auf die erste Frage nach dem Warum kann noch sehr schnell geantwortet werden - zusammengefasst: „Weil wir es brauchen!“ Aber auf das weiterführende Warum werden die Antwortsätze schon kürzer. 2-3 Warums weiter, bricht die Begründung oft in sich zusammen. Wenn wir dann noch in die Unternehmensstrategie schauen und hinterfragen, inwieweit das Projektziel das Unternehmensziel unterstützt, blicken wir oft in fragende Gesichter. Um ehrlichzu bleiben, drücken die Gesichter erst Wut über die vermeintlich verschwendete Zeit aus und verändern sich dann langsam in ein Fragezeichen. Dabei ist das Projektziel genau das Element, das dem Projekt die Orientierung gibt. Es ist der Leuchtturm, auf den das Projekt zusteuert.

Wie wollen Sie ein Projektteam führen und motivieren, wenn Sie das Ziel nicht wirklich erklären können? Wenn sie es selbst gar nicht verstehen oder gar vertreten können? Was ist, wenn das Projektteam sogar gegen das Erreichen des Ziels ist? Dann haben Sie von Anfang an verloren. Das drückt sich auch in der Studie von Geneca 2017 aus: „75% der IT-Führungskräfte glauben, dass ihre Projekte von Anfang an "zum Scheitern verurteilt" sind. Sicher spielen noch mehr Faktoren in dieses Ergebnis als nur die unkonkrete oder fehlende Zieldefinition, aber sie ist ein wichtiger Faktor.
Was also tun?
1.) Stellen Sie als Projektleiter oder Product Owner oder SCRUM Master die richtigen Fragen. Gehen Sie dem Ziel auf den Grund. Suchen Sie nach der eigentlichen Motivation. Ein einfaches Beispiel: Hausbau. Wie sollte das Ziel formuliert sein? „Ich möchte ein Einfamilienhaus bauen“ oder „ich möchte wohnen unter den Rahmenbedingungen, dass…. ich Ruhe habe, genug Platz, meine Kinder draußen spielen können...“. Erkennen Sie den Unterschied? Die Zieldefinition „ich möchte wohnen…“ läßt viel mehr Gestaltungsraum zu. Die Lösung ist noch frei entwickelbar. Vielleicht wird es ein Wohnschiff? Vielleicht ein Bauernhof? Wenn das Ziel zu eng ist, nehmen Sie sich und Ihren Mitarbeitern die Chance, nach der am besten passenden Lösung zu suchen. So entstehen oft halbherzige Lösungen, die entweder unpassend oder wenig akzeptiert sind. So ist das auch im Business.

2.) Wenn Sie erst einmal das richtige Ziel gefunden haben, nutzen Sie es als Leuchtturm. Überprüfen Sie alle Entscheidungen, ob sie zur Zielerreichung beitragen. Machen Sie ein Banner mit der Zieldefinition unter jedes Dokument, das Sie in diesem Rahmen erstellen. Zeigen Sie dem Projektteam und dem Management, wie weit Sie bereits auf dem Weg der Zielerreichung sind. Verlieren Sie Ihr Ziel niemals aus den Augen. Sie werden überrascht sein, wieviel Orientierung so ein Ziel dem Projekt gibt. Und Orientierung ist besonders in Krisensituationen wichtig. Für alle.

Probieren Sie es aus, es ist ganz leicht. Übrigens… die am Anfang für die Warums „verschwendete Zeit“, holen Sie mehrfach im Projekt wieder auf. Ganz sicher!  Wir wünschen Ihnen ganz viel Offenheit und Geschick bei Ihrer Zielfindung.
06.04.2020
corona krise homeoffice projekt hilfe
20.03.2020
corona krise homeoffice projekt hilfe

Führen Sie Ihr Team!

Gerade in Krisensituationen verlieren wir oft den Überblick, sind verunsichert und orientierungslos. Es ist nicht lange her, dass ich in ein Unternehmen kam, in dem wirklich jeder sein Bestes gab. Kaum rief ein Kunde an, wurde die eigentliche Arbeit stehen gelassen und sich nur dem Kundenproblem gewidmet. Rief der Kollege um Hilfe, wurde diese sofort und mit Feuereifer gegeben. Alle waren engagiert. Aber keiner wusste mehr, was wirklich wichtig ist und was zuerst getan werden muss.

Dann ist es gut, wenn jemand den Weg kennt und führt. Sie sind Projektmanager, SCRUM-Master oder Teamleiter. Ihre Aufgabeist es, Ihr Team zu FÜHREN. Aber was heißt das? Führen heißt, das WOLLEN, DENKEN, HANDELN und WIRKEN des Teams auf das (Projekt-) Ziel auszurichten. Lassen Sie es sich auf der Zunge zergehen:
WOLLEN = die Mitarbeiter motivieren, so dass sie mit Freude mitmachen.
DENKEN = die Mitarbeiter laufen nicht wie die Schafe hinterher. Nein sie denken mit, sind kreativ, können sich einbringen, werden gehört.
HANDELN = sie tun es auch!
Und am Ende das WIRKEN = das Team wirkt im Sinne des Ziels auf alle anderen – innerhalb des Projektes aber auch nach außen. Und genau dazu können Sie das Team führen. Sie wissen, wo es lang geht. Sie kennen das Ziel und die Abschnitte auf dem Weg dahin. Machen Sie sich einen (Projektstruktur-)Plan und zeigen Sie ihn. Jeden Tag, immer wieder. Sie als der Führende geben die Abschnitte vor, das WAS = was pro Meilenstein, pro Arbeitspaket, pro Sprint erreicht werden soll.
Machen Sie Ziele, Arbeitspakete und das bisher Erreichte transparent. Klar und einfach. Ihr Team findet das WIE – wie die jeweilige Aufgabe umgesetzt werden kann. Alles, was nicht sofort offensichtlich ist, wird ins Team gebracht, bei den morgendlichen Meetings oder im Laufe des Tages.

Übernehmen Sie Verantwortung. Und nehmen Sie Ihr Team an die Hand. Auch selbstorganisierte, agile Teams freuen sich, wenn Ihnen jemand den Rahmen vorgibt, wenn jemand weiß, wo es hingeht, wenn jemand da ist, der bereit ist, Lösungen zu finden. In Krisensituationen gibt diese Führung allen Vertrauen. Mit dem Vertrauen kommt Ruhe und Entspannung und damit wieder eine Atmosphäre, die ein gutes Arbeiten für jeden ermöglicht.

Unsere Gordion Projects Management Schulung - was für eine Resonanz!?!

Damit hatten wir nicht gerechnet als wir uns vorsichtig hinauswagten mit einer neuen Idee zum Projektmanagement. Ist es nicht vermessen zu glauben, dass wir es noch besser können als all die bekannten Projektmanagementmethoden auf dem Markt? Braucht die Welt noch etwas Neues? Einen Paradigmenwechsel? Nicht nur ein Hybrid, sondern ein ganzheitlicher Ansatz, der all das Beste aus agil und klassisch, aus Information Engineering und Teambildung miteinander verbindet. Projektmanagement und Krisenintervention. Wie überheblich sind wir zu glauben, dass unser Vorgehen aus 20 Jahren Erfahrungen andere interessieren, inspirieren und am Ende sogar mitreißen kann?!? 

Aber wer nicht wagt, der nicht gewinnt. Frischen Mutes, ein bisschen Übermut, eine große Portion Optimismus und verdrängte Selbstzweifel ließen uns loslegen. Erst im Freundes- und Familienkreis, dann frei nach außen. Xing, LinkedIn, alle Kontakte. Dazu 5 mögliche Termine auf unserer Homepage. Die erste Schulung bedurfte noch ein wenig Überredungskunst. Wer meldet sich auch an einer 2 tägigen Schulung an für etwas, was er noch nie gehört hat? Aber es war ja kostenlos – bei Anmeldung bis zum 15.Mai.

Und dann gab es kein Halten mehr. Unsere ersten Teilnehmer trugen ihr Erlebtes und ihre Begeisterung in ihre Unternehmen und in die Welt. Von Mund zu Mund. Ganz ohne Marketing-Aktionen. Innerhalb von nur 10 Tagen waren auch die nächsten Schulungen praktisch ausgebucht. Was für eine unglaubliche Freude. Was für ein Erfolg!  Wir möchten an dieser Stelle allen Danken, die unsere Methode anwenden und weitertragen. Und freuen uns auf alle, die sie noch kennenlernen möchten. Bildet Euch ein eigenes Urteil. Vielleicht werdet auch ihr begeistert sein.

13.05.2020
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